Perilaku Pengelolaan Informasi Pribadi

Pendahuluan

Tiap hari informasi selalu berkembang dan tersebar keseluran dunia baik diperkotaan bahkan dipedesan begitu banyak informasi (Overload Information) apalagi didukung dengan infrastukur teknologi semakin canggih seperti televeisi, handphone, internet, media cetak dan sebagainya. Sehingga begitu susah untuk memilah informasi (information filter) yang mana memang dibutuhkan oleh individu karena informasi selalu ada kaitan dengan informasi lain. Setiap individu akan memperoleh dan menyimpan informasi berbeda-beda. tergantung bagaimana individu mengakses, apa ditonton, dimana melewati suatu tempan maupun didengar sebab arstitek informasi begitu banyak dijalan (papan pengguman, poster, spnduk), ditelevisi (iklan, run text iklan) atau lisan.

Kemudian informasi disimpan oleh individu harus memiliki Skill And Knowledge yakni manajemen informasi pribadi dan manajemen informasi (personal information management and information management) sedangakan Personal Information Management” itu sendiri pertama kali digunakan pada tahun 1980-an (Landsdale, 1988) di tengah-tengah kegembiraan masyarakat umum dalam penggunana komputer pribadi yang sangat meningkatkan sehingga mendorong kemampuan manusia untuk memproses dan mengelola informasi. 1980-an juga kehdairan “PIM” memberikan dukungan terbatas untuk pengelolaan hal-hal seperti janji dan penjadwalan, to-do list, nomor telepon, dan alamat.

Jika, informasi yang disimpan itu leptop, handphon, maunpun secara manual tidak ditata baik  atau dibiar menumpuk begitu saja. Otomatis akan menghambat atau menelusuri kembali informasi yang dibutuhkan. Seperti (1) Orang kadang mengeluh karena terlalu banyak organisasi informasinya – untuk email, e-documents, paper, alamat web, (2) sebagian orang harus berusaha keras untuk mengkonsolidasi organisasi informasinya. Apalagi sekarang informasi begitu cepat membanjiri individu semakin tinggi aktivitas seseroang semakin banyak informasi yang diperoleh dan disimpan. Ini memberi tantangan tersendiri bagi individu, secara kasat mata infromasi tersebut begitu gampang. Akan tetapi semudah apapun sesuatu hal sangat memerlukan Skill Dan Knowledge.  Karena setiap individu secara tidak disadari merupakan pustawakan sendiri dalam kehidupannya, jika individu tersebut tidak menggelola informasi tersebut, yakinlah suatu saat akan membutuh informasti tersebut akan bingung mau di cari dimana serta membutuhkan waktu yang begitu lama. Akan tetapi bila individu mengelola informasi yang dimiliki seperti mengklasifikasi informasi tersebut berdasarkan subjek, pengarang, tahun dan tanggal bahkan menggunakan metode Klasifikasi DDC. Maka suatu saat membutuhkan informasi, sangat membantu dalam memperoleh informasi secara tepat dan cepat.

Setiap individu memiliki perilaku (behavior) berbeda dalam mengakses informasi maupun minyimpan informasi (save information). Terkadang terjadi kesalahan pada informasi bermanfaat dan melakukan tindakan agar informasi tersebut dapat diakses di waktu Yang Akan Datang. Maka Manajemen informasi pribadi merupakan solusi terbaik dalam mengelola informasi yakni meliputi serangkaian proses dan perilaku terkait (Seleksi, Menyimpan/membuang, Menemukan Kembali (Re-finding) dan Menjaga.

Berdasarkan latar belakang tersebut  diatas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang dapat dibahaskan berbagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen informasi pribadi?
2. Bagaimana sikap individu dalam menajemen informasi pribadi?
3. Manfaat manajemen informasi pribadi bagi individu?

Defenisi Manajemen Informasi Pribadi

Informasi tidak selalu disimpan ditempat yang tepat, misalnya Informasi yang kita butuhkan mungkin berada di rumah ketika kita sedang berada di kerja atau sebaliknya mungkin pada komputer yang salah, PDA, smart phone atau perangkat lain. Atau informasi terkunci di aplikasi atau dalam format yang salah sehingga kerepotan terkait dengan ekstraksi lebih besar daripada manfaat dari penggunaannya. Mungkin lupa untuk menggunakan informasi bahkan ketika telah berusaha keras untuk menyimpannya di suatu tempat dalam kehidupan dengan harapan suatu saat nanti ditemukan akan mudah ditemukan. Akan tetapi kebanyakkan individu gagal penggunaan informasi yang efektif. Hal ini disebabkan oleh kegagalan indivudu dalam PIM.

Adapun yang dimaksud dengan Manajemen informasi pribadi (PIM) yakni merujuk pada kedua praktek dan studi tentang orang-orang yang melakukan kegiatan untuk memperoleh, mengatur, memelihara, mengambil dan menggunakan informasi barang-barang seperti dokumen-dokumen (berbasis kertas dan digital), halaman web dan pesan email untuk penggunaan sehari-hari untuk menyelesaikan tugas (terkait dengan pekerjaan atau tidak) dan memenuhi seseorang berbagai peran (sebagai orang tua, karyawan, teman, anggota masyarakat, dll).

Salah satu PIM yang ideal adalah bahwa kita selalu memiliki informasi yang tepat di tempat yang tepat, dalam bentuk yang tepat, dan kelengkapan dan kualitas memadai untuk memenuhi kebutuhan kami saat ini. Teknologi dan alat-alat seperti manajer informasi pribadi membantu kami menghabiskan lebih sedikit waktu dengan memakan waktu dan kegiatan rawan kesalahan PIM (misalnya mencari informasi). Kita kemudian memiliki lebih banyak waktu untuk membuat kreatif, cerdas penggunaan informasi di tangan untuk mendapatkan sesuatu, atau untuk sekadar menikmati informasi itu sendiri.

Kemudian Boardman (2004) mencatat bahwa “Banyak definisi PIM menarik dari perspektif manajemen informasi tradisional – bahwa informasi disimpan sehingga dapat diambil di kemudian hari”. Sesuai dengan pengamatan ini, sebagaimana dicontohkan oleh Barreau definisi, menganalisis PIM berkaitan dengan interaksi individu dengan operasi informasi penting input, penyimpanan (termasuk organisasi) dan output.

Jadi dapat disimpulkan, bahwa manajemen informasi yakni bagaimana individu menggelola dan mengorganisasi atribut informasi tertentu (komponen, ukuran, struktur organisasi, memory dan akses) yang digunakan untuk tugas kerja dan kegiatan, serta menemukan informasi yg dibutuhkan dalam koleksi informasi pribadi (personal information collection). Kemudian meliputi interaksi manusia-komputer / interaksi manusia-informasi, dan Pengelolaan data, informasi, pengetahuan, waktu dan tugas.